Przy wyborze odpowiedniego systemu, który ma usprawnić pracę księgowego czy zorganizować sprzedaż, najważniejsze jest, by w jak największym stopniu rozwiązywał on potrzeby zainteresowanych, wprowadzał lepsze rozwiązania, był na bieżąco z wszystkimi przepisami prawnymi, a także by był  łatwy i intuicyjny w obsłudze. Warto też zwrócić  uwagę, czy wybierane narzędzie jest częścią jednolitej linii i stworzy spójny system, co umożliwi ścisłą współpracę poszczególnych wyspecjalizowanych aplikacji, zarówno od początku, jak również gdy kolejne programy będą dokupowane w przyszłości. Nowoczesne aplikacje umożliwiają także zdalną współpracę działu księgowego czy biura rachunkowego z punktami sprzedaży poprzez elektroniczną wymianę dokumentów. To szczególnie cenna funkcja, która uwzględnia organizację księgowości zarówno w zupełnie małych, jak i większych firmach, stwarzając lepsze warunki dla pracy zdalnej.

W marcu bieżącego roku pojawiła się na rynku propozycja, która zapewnia sprawne zarządzanie księgowością i finansami wraz ze ścisłą współpracą z działem sprzedaży czy magazynami. Linię nexo, bo o niej mowa, stworzył InsERT – jeden z najstarszych i najbardziej doświadczonych producentów oprogramowania dla MSP w Polsce. Być może m.in. dlatego aplikacje te w szczególny sposób dbają o wygodę użytkowania i efektywność pracy, a rozbudowana funkcjonalność oraz zgodność z aktualnymi przepisami prawnymi sprawiają, że prowadzenie księgowości i finansów firmy może przebiegać szybciej i sprawniej, nawet na odległość.

W skład InsERT nexo wchodzą zintegrowane ze sobą programy: Rewizor nexo – do obsługi pełnej księgowości, Rachmistrz nexo – do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji podatku zryczałtowanego, a także Subiekt nexo – do obsługi sprzedaży i magazynów.

Dzięki ścisłej integracji systemów z linii nexo możliwa jest na przykład wymiana dokumentów przez Internet pomiędzy Subiektem a Rachmistrzem i Rewizorem, co przydaje się szczególnie w przypadku współpracy firmy handlowej z biurem rachunkowym lub z księgowym pracującym zdalnie. Dzięki temu księgowanie dokumentów pochodzących z systemu sprzedaży jest znacznie szybsze. W każdej chwili użytkownik Subiekta nexo może przekazać wystawione dokumenty do księgowości, a przesłane dane dokumentów podlegają automatycznej dekretacji na podstawie zdefiniowanych schematów.

Jedną z firm, która w codziennej pracy wykorzystuje najnowszy system Insertu, jest Eldorado Ltd. Sp. z o.o., do której należy największa w Koszalinie Kwiaciarnia Centrum oraz Centrum Ogrodnicze Eldorado. Firma istnieje od 2005 roku i z każdym rokiem stara się rozszerzać profil świadczonych usług. W związku z szybkim rozwojem firma potrzebowała m.in. sprawnego systemu w księgowości.

– Rewizor nexo PRO usprawnił nam pracę m.in. za sprawą rozbudowanych schematów dekretacji. Wielką jego zaletą jest możliwość tworzenia rozbudowanych kryteriów dopasowania schematu do dokumentu oraz warunkowego tworzenia zapisów w księgach handlowych i ewidencjach VAT. W codziennej pracy bardzo pomagają nam udoskonalone pieczęcie księgowe – mówi Aleksandra Dziubińska, księgowa w Eldorado. – Program Rewizor nexo PRO to również narzędzie bardzo przydatne w wewnętrznej kontroli firmy dzięki występowaniu różnych stanów dokumentów: w przygotowaniu, zatwierdzony oraz zaksięgowany – dodaje Aleksandra Dziubińska.

System, który czuje księgowość

Księgowość uproszczona

W firmach prowadzących księgę przychodów i rozchodów lub rozliczających się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych prawdziwym wsparciem będzie Rachmistrz nexo. System pozwala na ujmowanie jednym zapisem wielu aspektów VAT, a także ewidencję podatku naliczonego oraz należnego, sprawne ewidencjonowanie remanentów, korekt kosztów uzyskania przychodów oraz korekt VAT.Specjalny serwis dekretacji dokumentów umożliwia dokonywanie opisów obrazów księgowych dokumentów wprowadzonych do systemu i ich automatyczną dekretację według zdefiniowanych schematów. Pracę z dekretowanymi dokumentami księgowy może dzielić na etapy, stosując statusy księgowe. Rachmistrz nexo umożliwia pełną obsługę finansów i rozrachunków oraz wiele innych standardowych i ponadstandardowych rozwiązań. Program ułatwia samodzielne dokumentowanie działalności przed­siębiorstwa, a także wspomaga pracę biur rachunkowych.

Pełna księgowość

Projektanci nowej linii stworzyli także program Rewizor nexo będący rozbudowanym narzędziem dla firm samodzielnie prowadzących pełną księgowość oraz dla biur rachunkowych. System umożliwia nie tylko zaawansowaną obsługę planu kont czy automatyczną dekretację dokumentów, ale również elastyczną ewidencję finansów i rozrachunków.

Księgowy ma możliwość dzielenia pracy na etapy – może  korzystać z odpowiednich statusów dokumentów księgowych: „w przygotowaniu”, „zatwierdzony” i „zaksięgowany”, a w ramach okresu obrachunkowego stosować wstępne i ostateczne otwarcie oraz wstępne i ostateczne zamknięcie. Ma do dyspozycji elastyczny plan kont z obsługą kont kartotekowych i rozrachunkowych, a także intuicyjnie zorganizowane wprowadzanie dekretów oraz poleceń księgowania.

Rewizor nexo obsługuje dekrety walutowe oraz umożliwia automatyczne generowanie wpisów do ewidencji VAT na podstawie zapisów na kontach. Rozbudowana obsługa rozrachunków pozwala m.in na zmiany trybu pracy z rozrachunkami: wspólny dla handlu i księgowości lub rozdzielny. Użytkownik ma również możliwość płynnego przechodzenia pomiędzy pełną i uproszczoną księgowością z zachowaniem wszystkich historycznych danych. 

Obsługa VAT

Wiele rozwiązań w systemach z linii InsERT nexo poświęconych jest ewidencji podatku VAT i złożonych operacji gospodarczych, takich jak zakupy zaopatrzeniowe i kosztowe czy różne rodzaje odliczeń. System obsługuje transakcje VAT krajowe, wewnątrzwspólnotowe, a także pozaunijne. Księgowy sprawnie rozliczy także VAT marżę, korektę VAT nieterminowych płatności, w tym ulgę „na złe długi”, oraz VAT naliczany po zapłacie, z wykorzystaniem rozliczeń rozrachunków. Zarówno Rachmistrz, jak i Rewizor nexo automatycznie wyliczy i dokona korekt deklaracji VAT-7/7K/7D i VAT-UE w trybie miesięcznym lub kwartalnym.

Zarządzanie finansami w InsERT nexo obejmuje ewidencję operacji kasowych, bankowości elektronicznej oraz rozrachunków. Programy wchodzące w skład pakietu umożliwiają obsługę dowolnych form płatności: od przedpłat i płatności kartą, poprzez cesje i zaliczki pracownicze, aż po płatności odroczone i sprzedaż ratalną.

Materiał można wykorzystać we fragmentach lub w całości we wszelkich publikacjach.