Jeżeli chciałbyś wiedzieć jak dobrze wdrażać system klasy Business Process Management oraz czym różni się implementacja narzędzia ERP od BPMS, to koniecznie musisz przeczytać wywiad  Piotrem Jaśkiewiczem, dyrektorem IT największego, autoryzowanego przedstawiciela sieci Orange w Polsce.

WEBCON: Jak wyglądały początki Państwa „przygody” z systemem klasy Business Process Management? Czym kierowali się Państwo w wyborze oprogramowania?

Piotr Jaśkiewicz (dyrektor IT, Ramsat S.A.): W naszym przypadku priorytetem był wybór jak najbardziej stabilnej, skalowalnej i elastycznej platformy do tworzenia procesów. Decyzja w znaczącej mierze zależała od działu IT i już na samym początku założyliśmy, że nie chcemy ani rozwiązań „pod klucz”, ani firmy zewnętrznej, która wykonałaby analizę przedwdrożeniową i wykonałaby procesy odpowiednio do założeń z niej wynikających.

Szukaliśmy systemu, który mógłby być obsługiwany nie tylko przez osoby z wykształceniem informatycznym. Takiego, który w prosty sposób pozwalałby „wyklikać” dany proces, zamiast tworzenia kolejnych linijek kodu. Ponadto chcieliśmy, aby nowe procesy można było tworzyć

i modyfikować wykorzystując wewnętrzne struktury IT, zamiast pomocy firm trzecich.

Czy mógłby Pan doradzić czego wystrzegać się w czasie wdrożenia i rozwoju systemu?

Z naszego doświadczenia wynika, że należy unikać wynajdywania kolejnych szczegółów w procesach

i wymyślania na zapas funkcjonalności, które faktycznie mogą nie zostać w ogóle wykorzystane. Należy wdrażać główne obiegi i być pewnym, że działają. Stąd moim zdaniem, błędem jest bardzo detaliczne analizowanie tychże procesów i próba idealnego odzwierciedlenia ich w systemie. Wynika to z faktu, że w trakcie pracy z dokumentem papierowym, pewne sprawy załatwiane są nieszablonowo i specyficznie dla danego środowiska. Odzwierciedlenie tych mechanizmów w systemie nie jest możliwe.

Obieg elektroniczny powinien być nastawiony na standaryzację procesów i ujednolicenie zachowań pracowników w spółce. Dzięki temu wykluczona zostanie konieczność ciągłego wprowadzania drobnych modyfikacji, która wstrzymywać będzie pozostałe działania.

Czym różni się wdrożenie narzędzia klasy BPM od wdrożenia  narzędzia ERP?

Różni się diametralnie. Wdrażając narzędzie ERP, czyli w praktyce system księgowo-sprzedażowy, stoimy przed jednym z największych wyzwań informatycznych jakie pojawiają się w spółkach. Przykładowo wymiana ERP w firmie to z reguły proces, który trwa długo, kosztuje mnóstwo pieniędzy i wymaga bardzo dokładnej analizy, a także w wielu przypadkach pracy „na zakładkę”, by sprawdzić czy nowy system się sprawdza. Ponadto trzeba zmagać się z takimi wyzwaniami jak migracja danych czy szczegółowe odwzorowanie procesów w spółce.

Tymczasem systemy BPM pozwalają na start od zera. Możliwe jest stworzenie lub przeniesienie jednego tylko procesu, który nie będzie wpływał na inne. W przypadku ERP nie jest to wykonalne, gdyż wszystkie procesy na siebie zachodzą. Tam nie da się oddzielić np. faktury kosztowej od sprzedażowej. Tymczasem w systemie klasy BPM możliwe jest realizowanie poszczególnych obiegów krok po kroku, z uwzględnieniem ew. poprawek, których konieczność wprowadzenia pojawi się w trakcie. To robi ogromną różnicę i sprawia, że wdrożenie przebiega dużo łatwiej i płynniej.

Przeczytaj cały wywiad i dowiedz się więcej o wdrażaniu systemu klasy Business Process Management.

Więcej na www.webcon.pl